Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đang vận động mạnh mẽ dưới tác động của công nghệ số, chuyển đổi số thường được hiểu như việc đưa phần mềm mới, hệ thống mới vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở đó, chuyển đổi số sẽ bị thu hẹp thành một dự án công nghệ. Khi ấy, doanh nghiệp có thể trông hiện đại hơn, nhưng cách suy nghĩ và cách ra quyết định vẫn không thay đổi.
Một doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống quản lý hiện đại, có bảng theo dõi doanh thu theo thời gian thực, có báo cáo tự động mỗi ngày, nhưng người ra quyết định vẫn dựa chủ yếu vào thói quen, cảm nhận cá nhân và kinh nghiệm cũ. Trong trường hợp đó, công nghệ chỉ giúp họ làm nhanh hơn những việc vốn đã làm từ trước. Chuyển đổi số, nếu dừng ở mức này, không phải là thay đổi cách vận hành, mà chỉ là tăng tốc cho lối vận hành cũ.
Thực chất, chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp chuyển từ việc “quản lý bằng cảm tính” sang “quản lý bằng dữ liệu”. Khi mọi giao dịch, phản hồi của khách hàng, sai sót trong sản xuất hay hiệu quả của nhân viên đều được ghi lại thành dữ liệu, doanh nghiệp không còn phải đoán tình hình, mà có thể nhìn thấy nó một cách rõ ràng hơn. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ có ý nghĩa khi nó được dùng để thay đổi quyết định. Nếu dữ liệu chỉ nằm trong báo cáo, còn quyết định vẫn được đưa ra theo thói quen, thì chuyển đổi số không thực sự xảy ra.
Có thể hình dung một cửa hàng bán lẻ trước và sau khi áp dụng hệ thống phân tích dữ liệu. Trước đây, người quản lý ước lượng nhu cầu dựa vào cảm nhận và kinh nghiệm. Sau đó, họ có thể biết rõ từng sản phẩm bán chạy vào khung giờ nào, khách hàng hay mua kèm những mặt hàng nào và thời điểm nào khách hàng bắt đầu giảm mua. Nhưng nếu người quản lý vẫn nhập hàng theo thói quen cũ, không điều chỉnh theo dữ liệu, thì hệ thống chỉ làm họ “biết thêm”, chứ không giúp họ “làm khác đi”. Dữ liệu không làm doanh nghiệp tốt hơn nếu doanh nghiệp không thay đổi cách ra quyết định.
Vì vậy, chuyển đổi số không chỉ làm cho quy trình nhanh hơn, mà làm cho cách doanh nghiệp hiểu hoạt động của mình khác đi. Một doanh nghiệp sản xuất, khi theo dõi được tần suất hỏng hóc của máy móc và nguyên nhân gây lỗi, sẽ không còn sửa chữa khi sự cố xảy ra, mà có thể bảo trì trước khi sự cố xuất hiện. Một doanh nghiệp dịch vụ, khi phân tích được hành vi khách hàng, sẽ không còn phục vụ theo cảm tính, mà dựa trên những mô hình rõ ràng về nhu cầu và thói quen.
Tuy nhiên, chuyển đổi số không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tích cực. Khi các hệ thống phân tích ngày càng phức tạp, con người có xu hướng tin hoàn toàn vào con số và khuyến nghị của hệ thống. Quyết định được đưa ra nhanh hơn, nhưng cũng dễ trở nên máy móc hơn. Nếu dữ liệu đầu vào không đầy đủ hoặc bị lệch, hệ thống có thể đưa ra những kết luận sai nhưng lại được xem là “khoa học” vì dựa trên số liệu.
Một hiểu lầm phổ biến là cho rằng chuyển đổi số đồng nghĩa với tự động hóa càng nhiều càng tốt. Trên thực tế, không phải quyết định nào cũng nên giao cho máy móc. Công nghệ phù hợp với những công việc lặp lại, có quy tắc rõ ràng và dễ đo lường. Nhưng những quyết định liên quan đến con người, đến giá trị, đến rủi ro dài hạn vẫn cần sự cân nhắc của con người. Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ quyền ra quyết định cho hệ thống, họ không chỉ mất khả năng linh hoạt, mà còn khó xác định ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai lầm.
Có thể xem chuyển đổi số như việc doanh nghiệp học cách “đọc” hoạt động của chính mình thông qua dữ liệu. Nhưng giống như đọc một báo cáo tài chính, đọc dữ liệu cũng cần khả năng hiểu và đánh giá. Doanh nghiệp có thể thu thập rất nhiều dữ liệu, nhưng nếu không có năng lực phân tích và suy nghĩ lại về cách mình đang làm việc, dữ liệu chỉ là những con số rời rạc. Dữ liệu không làm doanh nghiệp thông minh hơn; nó chỉ làm lộ rõ những điểm yếu trong cách quản lý nếu doanh nghiệp không chịu thay đổi.
Vì vậy, thay vì hỏi “chúng ta nên dùng phần mềm gì”, câu hỏi quan trọng hơn là “chúng ta sẽ thay đổi cách ra quyết định như thế nào khi có dữ liệu”. Một doanh nghiệp chuyển đổi số thành công không phải là doanh nghiệp có nhiều công cụ nhất, mà là doanh nghiệp biết dùng dữ liệu để sửa cách làm của mình. Họ không chỉ theo dõi hoạt động, mà còn dựa vào đó để điều chỉnh kế hoạch, phân bổ nguồn lực và tổ chức công việc.
Ở cấp độ con người, chuyển đổi số làm thay đổi vai trò của người lao động. Khi các thao tác lặp lại được tự động hóa, người lao động không còn chỉ làm theo quy trình, mà phải biết giám sát hệ thống, đánh giá kết quả và phát hiện sai lệch. Điều này đòi hỏi họ không chỉ biết sử dụng phần mềm, mà còn biết đặt câu hỏi: kết quả này có hợp lý không, dữ liệu này có đầy đủ không, và hệ thống đang bỏ sót điều gì.
Nếu người lao động chỉ được dạy cách thao tác đúng nút bấm, mà không được dạy cách hiểu kết quả, họ rất dễ phụ thuộc vào hệ thống. Khi đó, chuyển đổi số không giúp con người mạnh hơn, mà làm cho họ yếu đi trong việc suy nghĩ và chịu trách nhiệm.
Ở Việt Nam, chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện riêng của từng doanh nghiệp, mà là một phần của chiến lược phát triển quốc gia. Đảng và Nhà nước đã xác định chuyển đổi số là động lực quan trọng để nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh. Các chương trình phát triển kinh tế số, chính phủ số và xã hội số tạo điều kiện về hạ tầng và thể chế để doanh nghiệp tiếp cận công nghệ.
Tuy nhiên, chính sách chỉ có thể tạo điều kiện, không thể thay doanh nghiệp suy nghĩ và hành động. Nếu chuyển đổi số chỉ được triển khai như phong trào hoặc chỉ tập trung vào việc mua sắm công nghệ, nó rất dễ trở thành khẩu hiệu. Ngược lại, nếu được coi là quá trình thay đổi cách quản lý, cách tổ chức công việc và cách ra quyết định, chuyển đổi số mới có ý nghĩa thực chất.
Có sự khác biệt rõ ràng giữa việc “đưa công nghệ vào doanh nghiệp” và “xây dựng doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu”. Đưa công nghệ vào là bước khởi đầu. Xây dựng doanh nghiệp dựa trên dữ liệu là quá trình lâu dài, trong đó dữ liệu được dùng để định hướng hành động, công nghệ được dùng để hỗ trợ, và con người vẫn giữ vai trò quyết định về giá trị và mục tiêu.
Chuyển đổi số, vì thế, không phải là đích đến, mà là một quá trình liên tục. Quá trình đó không chỉ cần vốn đầu tư, mà cần thay đổi tư duy quản lý và văn hóa làm việc. Nếu làm tốt, doanh nghiệp không chỉ hoạt động hiệu quả hơn, mà còn minh bạch hơn và dễ điều chỉnh khi môi trường thay đổi. Nếu làm vội vàng và thiếu định hướng, chuyển đổi số có thể chỉ là một lớp vỏ hiện đại che giấu những cách làm cũ.
Thành công của chuyển đổi số không nằm ở số lượng hệ thống được triển khai, mà ở mức độ doanh nghiệp sử dụng dữ liệu để ra quyết định tốt hơn. Công nghệ có thể xử lý rất nhanh, nhưng nếu con người không thay đổi cách suy nghĩ, doanh nghiệp chỉ đang làm những việc cũ với tốc độ cao hơn.
Nếu được tiếp cận đúng, chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại trong kỷ nguyên mới, mà còn giúp hình thành một kiểu tổ chức mới – nơi con người và công nghệ phối hợp để tạo ra giá trị, thay vì để công nghệ quyết định thay con người.