Để khởi động không khí trước khi khám phá mô hình RACI, các thành viên đã có một "màn chào sân" ấn tượng với ứng dụng RETUDY. Là sản phẩm microlearning được phát triển bởi team DIFI, RETUDY đã được demo trực tiếp toàn bộ luồng hoạt động, từ khâu đăng ký tài khoản, tạo nhóm học tập, đến cách thức tham gia các khóa học đa dạng trên nền tảng.
Hoạt động khích lệ tinh thần học tập tại Viện
Phần giới thiệu đã ngay lập tức thu hút sự quan tâm lớn. Không khí hội trường trở nên sôi nổi hơn hẳn khi hầu hết các thành viên đều tỏ ra hào hứng, đồng thời chủ động tải ứng dụng về điện thoại cá nhân ngay tại chỗ để sẵn sàng khám phá.
Nhằm "thổi bùng" tinh thần và xây dựng văn hóa học tập liên tục trong toàn công ty, Viện trưởng đã đích thân khởi xướng một sáng kiến đầy hấp dẫn. Cụ thể, một nhóm học tập chung sẽ được thành lập, nơi các thành viên được cam kết bổ sung các khóa học mới hàng tuần để cùng nhau trau dồi tri thức.
Để tiếp thêm động lực, Viện trưởng cũng tuyên bố sẽ đích thân chuẩn bị những phần quà đặc biệt nhằm ghi nhận và khen thưởng những cá nhân tham gia tích cực nhất. Không ngạc nhiên khi sáng kiến này ngay lập tức nhận được sự hưởng ứng nhiệt liệt, lan tỏa một không khí học tập đầy hào hứng trong toàn bộ đội ngũ tham dự.
Mục tiêu chính của buổi đào tạo
Sau phần khởi động đầy hứng khởi, buổi đào tạo đã đi vào nội dung trọng tâm và quan trọng nhất: Khám phá RACI.
Đây không chỉ là một lý thuyết quản trị, mà là một công cụ làm việc mạnh mẽ được áp dụng trên toàn thế giới để giải quyết một trong những thách thức lớn nhất của làm việc nhóm: sự mơ hồ về vai trò và trách nhiệm.
RACI là một ma trận phân công trách nhiệm, giúp làm rõ vai trò và sự tham gia của từng thành viên trong một dự án, một quy trình, hay một nhiệm vụ cụ thể. Tên của mô hình được ghép lại từ 4 vai trò cốt lõi.
Bốn vai trò được nhắc đến ở đây là:
- R trong Responsible (Trách nghiệm): Đây là người hoặc nhóm người trực tiếp "ra tay" thực hiện công việc. Họ là người "làm" để hoàn thành nhiệm vụ.
- A trong Accountable (Giải trình): Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành bại của nhiệm vụ và có quyền ra quyết định cao nhất.
- C trong Consulted (Tham vấn): Đây là những người cần được hỏi ý kiến, cung cấp thông tin đầu vào hoặc chuyên môn. Đây là luồng giao tiếp 2 chiều; ý kiến của họ cần được lắng nghe trước khi quyết định được đưa ra.
- I trong Informed (Thông báo): Đây là những người cần được cập nhật thông tin về tiến độ hoặc kết quả sau khi công việc đã hoàn thành.
Cách truyền đạt thực tế
Để biến một mô hình có phần "khô khan" như RACI trở nên sinh động, anh Các đã không sử dụng các định nghĩa văn vở mà tập trung vào những hình ảnh thực tế, gần gũi với công việc và đội ngũ.
Như việc tổ chức một chuyến team building, để phân tích rõ 4 vai trò cốt lõi: Responsible (Ai làm), Accountable (Ai duyệt), Consulted (Ai tham vấn), và Informed (Ai cần biết). Cách truyền đạt gần gũi và trực quan này đã giúp mọi người nhanh chóng "vỡ ra" tầm quan trọng của việc phân định rõ vai trò, giải quyết triệt để sự mơ hồ hay chồng chéo trong công việc, khiến không khí thảo luận trở nên sôi nổi và thực chất hơn bao giờ hết.
Buổi đào tạo nội bộ đã khép lại thành công tốt đẹp, để lại nhiều giá trị thiết thực và một tinh thần học hỏi đầy hứng khởi. Từ "màn chào sân" công nghệ đầy hứa hẹn của ứng dụng RETUDY, sự khích lệ kịp thời qua sáng kiến của Viện trưởng, và đặc biệt là phần "giải mã" Ma trận RACI một cách trực quan, tất cả đều nhằm một mục tiêu chung: nâng cao hiệu suất và sự minh bạch trong phối hợp. Giá trị lớn nhất của buổi học không nằm ở việc "biết" thêm một mô hình mới, mà nằm ở việc "áp dụng". Thử thách thật sự bắt đầu từ bây giờ, khi mỗi thành viên mang RACI vào từng dự án, từng quy trình để biến sự rõ ràng thành kết quả công việc cụ thể.